정식 대리 수출 환급 전 과정에서 핵심 규정 준수 포인트는 무엇인가?

저는 상하이에서 대나무 가구용품 수출을 주로 하는 소규모 기업의 책임자입니다. 지난주에 태국 고객과 32만 달러 규모의 주문을 확정했는데요, 원래는 수출 환급금으로 해운비와 원자재 비용 일부를 상쇄할 계획이었습니다. 그런데 어제 인근 동종 업체에서 소규모 대행사를 통해 환급을 진행하다 서류 미비로 세무 조사 공문을 받았고, 환급금이 거의 반년 동안 지연되는 동시에 12만 달러가 넘는 세금을 추가 납부하라는 통보를 받았다는 이야기를 들었습니다. 현재 불안한 마음이 큽니다. 저희 회사 규모가 작아 서류 정리가 항상 대충 진행되어 왔고, 이전에는 대리 환급 세부 절차를 접한 적이 없어 특히 우려됩니다. 예를 들어 서류 검토 미흡, 프로세스 연계 문제로 인한 환급 지연, 나아가 향후 수출 사업에까지 영향을 미칠까 걱정입니다. 정식 대리사를 통해 어떻게 수출 환급을 완료하고 규정을 준수하면서도 환급금을 원활히 수령할 수 있는지 알고 싶습니다.