대리 수출 방식에서 기업이 자체적으로 환급을 처리할 때 충족해야 할 규정 요건은?

저는 쑤저우 소재 중소형 섬유 생산 기업의 책임자입니다. 올해부터 상하이의 무역 대리 회사를 통해 수출 업무를 시작했으며, 처음 두 건은 대리사가 환급을 대행했습니다. 하지만 최근 자체 환급 처리 시 상당한 대리 수수료를 절약할 수 있을 뿐만 아니라 자금 흐름을 더 자율적으로 통제할 수 있다는 점을 알게 되었습니다. 다만 저는 이전에 환급 운영을 전혀 접해본 적이 없으며, 지난달 서류 정리 중 실수로 매입 세금계산서 공제용을 분실하여 재발급 받는 데 거의 2주가 걸렸습니다. 현재 자체 환급 처리 과정에서 서류 불일치로 세무 당국으로부터 공문 조회를 받거나 신고 기한을 놓쳐 환급 실패와 같은 문제가 발생할까 매우 우려됩니다. 이러한 상황에서 제가 정말 자체 환급을 처리할 수 있는지, 그리고 이러한 문제를 피하기 위한 구체적인 운영 절차는 무엇인지 조언을 구하고 싶습니다.