대리 수출 업무에 관련된 세종 및 규정 준수 납세 절차는 무엇인가?

저는 원목 가구를 주력으로 하는 무역 기업의 책임자로서, 지난달 귀사와 대리 수출 계약을 체결했으며, 이번 주에 80만 유로 상당의 컨테이너를 독일 함부르크 항구로 발송할 예정입니다. 이전에 직접 운영할 때 부가가치세 연장 정책을 오해하여 12만 원의 세금을 추가로 납부했을 뿐만 아니라 서류 불일치로 인해 통관 차질 직전까지 갔던 경험이 있어 아직도 두려움을 느끼고 있습니다. 이번 대리 수출 납세 시 사전에 준비해야 할 서류는 무엇인지, 이전과 같은 오해가 발생할 가능성은 없는지, 또한 정책을 활용하여 합법적으로 비용을 절감할 수 있는지 궁금합니다. 추가로 납세 과정에서 세무 시스템 오류와 같은 이상 상황이 발생할 경우 귀사의 비상 대책은 무엇인지도 알고 싶습니다.